Cómo crear un correo corporativo con tu dominio, paso a paso
Necesitas un dominio, un plan de correo y un rato para crear las cuentas. No hace falta tener página web ni saber de servidores.
Para crear un correo corporativo necesitas tres cosas: un dominio propio, un plan de correo y las cuentas de cada persona. No hace falta tener página web: el correo funciona con el dominio solo, y puedes dejarlo listo en una tarde.
Lo que necesitas antes de empezar
- Un dominio. Es lo que va después de la arroba:
tuempresa.com,tuempresa.cootuempresa.com.co. Si ya tienes uno, sirve, aunque lo hayas comprado con otro proveedor. - La lista de cuentas. Quién necesita buzón propio y qué direcciones son de un área, como ventas o facturación.
- Un plan de correo. Es el servicio que guarda los mensajes, filtra el correo no deseado y te da la aplicación para leerlos.
- Acceso al panel del dominio. Lo necesitas para crear unos registros de DNS. Suena técnico, pero es copiar y pegar.
Lo que no necesitas: página web, hosting ni conocimientos de servidores.
Paso 1: registra o conecta tu dominio
Si no tienes dominio, búscalo y regístralo en la página de dominios. Si dudas entre extensiones, la guía .co, .com.co o .com te ayuda a decidir.
Dos recomendaciones que te ahorran dolores de cabeza:
- Regístralo a nombre del negocio, con un correo que controles tú. No lo dejes a nombre del diseñador, de la agencia o de un empleado.
- Elige un nombre que se pueda dictar. Lo vas a decir por teléfono cientos de veces.
Si ya tienes el dominio con otro proveedor, no estás obligado a moverlo: el correo se conecta cambiando unos registros de DNS, como verás en el paso 3. Si prefieres tener todo en un solo lugar, puedes transferir tu dominio cuando quieras.
Paso 2: elige el plan de correo
Fíjate en cuatro cosas, en este orden:
- El precio de renovación, no solo el inicial. El correo es un servicio que vas a pagar todos los años.
- El espacio por cuenta. Quien recibe planos, fotos o contratos escaneados llena un buzón pequeño en pocos meses.
- Cómo se usa. Que tenga correo web y aplicación para el celular, y que funcione con Outlook o con el programa que ya usas.
- El filtro de correo no deseado. Antispam siempre; antivirus si recibes adjuntos de desconocidos.
En la página de correo Titan cada plan muestra el precio inicial, el de renovación y una tabla con lo que incluye. Y si tu equipo, además de correo, trabaja en documentos compartidos y videollamadas, lee primero Titan o Google Workspace.
Al comprar indicas el dominio y cuántas cuentas quieres. Se paga por buzón, así que no crees cuentas «por si acaso».
Paso 3: crea las cuentas y apunta el dominio
Crea los buzones
Elige un formato y respétalo: nombre@, nombre.apellido@ o la inicial más el apellido. Para las áreas, usa direcciones que sobrevivan a los cambios de personal: ventas@, soporte@, facturacion@.
Antes de pagar un buzón por cada dirección, revisa si te sirve un alias: una dirección adicional que entrega en un buzón que ya existe. info@ puede ser un alias del buzón de quien atiende a los clientes.
Configura los registros de DNS
Para que el correo llegue, el dominio tiene que decir a dónde entregarlo. Eso se hace con tres registros que te da tu servicio de correo:
| Registro | Para qué sirve |
|---|---|
| MX | Indica qué servidores reciben el correo de tu dominio |
| SPF | Lista quién está autorizado a enviar correo en tu nombre |
| DKIM | Firma cada mensaje para probar que salió de tu dominio |
Los copias en la zona DNS de tu dominio, tal cual te los entregan. Sin MX no recibes nada. Sin SPF y DKIM el correo funciona, pero tus mensajes tienen más riesgo de caer en la carpeta de no deseados de quien los recibe.
Los cambios de DNS no son instantáneos: pueden tardar desde unos minutos hasta varias horas en verse en todas partes. Si te enredas en este paso, escríbenos y te orientamos.
Prueba antes de anunciarlo
Envía un mensaje desde tu correo personal a la cuenta nueva y respóndelo. Si va y vuelve, está listo.
Cómo usarlo en el celular y en el computador
- En el navegador: entras al correo web con tu dirección y tu clave. No instalas nada.
- En el celular: Titan tiene aplicación para iOS y Android.
- En Outlook, Apple Mail u otro programa: lo agregas como cuenta IMAP con los datos que te da el servicio.
Usa una clave distinta para cada cuenta y activa la verificación en dos pasos si tu plan la ofrece. Un buzón compartido con una sola contraseña que conocen cinco personas es el problema de seguridad más común en una empresa pequeña.
¿Y si ya tengo correos en Gmail?
No los pierdes. Tienes tres caminos, que se pueden combinar:
- Importar los mensajes y contactos a la cuenta nueva. Titan trae una herramienta de importación.
- Reenviar durante un tiempo lo que llegue a la dirección vieja hacia la nueva, mientras tus clientes se acostumbran.
- Avisar. Actualiza tu firma, tus tarjetas, tus redes y tu perfil de WhatsApp con la dirección nueva.
Deja la cuenta vieja abierta unos meses. Siempre aparece un cliente que guardó el contacto anterior.
Errores frecuentes
- Dejar vencer el dominio. Si el dominio se cae, el correo se cae con él. Anota la fecha de renovación.
- Dominio a nombre de un tercero. Cuando esa persona se va, recuperar el control es un trámite largo.
- Saltarse SPF y DKIM. El correo «funciona», pero tus cotizaciones llegan a la carpeta de no deseados.
- Usar el buzón personal para lo importante. Las facturas y los contratos deben vivir en cuentas de la empresa, no en el correo de una persona.
- No tener un responsable. Alguien debe saber dónde se administra el correo y cómo se restablece una clave.
Con el dominio registrado, el plan elegido y los registros puestos, tu empresa deja de escribir desde una cuenta gratuita. El siguiente correo que envíes ya sale con tu marca.
